Beiträge

Interview mit Martin Sperling

Als Experte für Prozessoptimierung und Digitalisierung hat Martin Sperling schon viele unserer Kundenprojekte begleitet. In unserem Interview unterhalten wir uns über seinen spannenden beruflichen Werdegang, die Entwicklung des eCommerce Marktes und auch über ganz private Themen.

ecom consulting: Was haben Sie gelernt/studiert und wohin ging Ihre berufliche Reise dann?

Martin Sperling: Ich habe Design an der HTW in Berlin studiert, zuerst Modedesign, dann Kommunikationsdesign. Ein Diplom habe ich tatsächlich in Modedesign. Allerdings hatte ich bereits während des Studiums angefangen, mich mit den ersten Grafikprogrammen und Computern zu beschäftigen. Ich machte einige Praktika in Werbe- und Design-Agenturen. Mein erster eigener Computer war ein Atari, kennt das noch jemand? Irgendwann kaufte ich mir meinen ersten Mac.

Relativ kurz nach meinem Studium arbeitete ich als Layouter, Grafiker, Illustrator und Reinzeichner in verschiedenen Werbeagenturen. Dann kam die erste Festanstellung bei einer Multimedia-Agentur. So hieß das in den Neunzigern und das war damals ungefähr so cool wie heute Startups.

Nebenher hatte ich noch einen Lehrauftrag an der FU Berlin. Dort gab ich Photoshop-Seminare. Bei einem dieser Kurse sprach mich ein Teilnehmer an, ob ich auch Webdesign machen könnte. Einige Zeit später stieg dessen Partner aus und ich stieg in die Zwei-Mann-Agentur ein. Bis zum Jahr 2016. Wir hatten inzwischen knapp 70 Mitarbeiter.

ecom consulting: Können Sie eine spannende Herausforderung Ihrer bisherigen Berufskarriere (und Ihre Aufgabe darin) beschreiben?

Martin Sperling: An spannenden Herausforderungen hatte ich in den letzten Jahren keinen Mangel. Eine Agentur aufzubauen und diese durch die ständig wechselnden Herausforderungen der Branche zu führen, ist eine davon. Dabei trafen wir die Entscheidung, die Agentur auf E-Commerce zu spezialisieren, schon Anfang der 2000er Jahre.

Als spannendes Kunden-Projekt fällt mir das Interims E-Commerce-Management bei Matratzen Concord ein. Die Herausforderung lag unter anderem in der ambitionierten Releaseplanung und damit verbundenen Zieldefinitionen. Dabei fand ich eine recht komplexe Systemarchitektur vor, woraus sich ebenfalls hohe Anforderungen an das Projekt ergaben. Und zwar vom Anforderungsmanagement bis zum Testing durch alle verbundenen Systeme. Zusätzlich gab es eine Reihe von Adhoc-Anforderungen, die priorisiert und implementiert werden mussten. Während meiner Arbeit dort wechselte auch der Großteil des E-Commerce-Teams. Das Projekt war sehr vielseitig und hat mir sehr großen Spaß gemacht.

ecom consulting: Seit wann arbeiten Sie mit dem Team von ecom consulting zusammen und was macht die Zusammenarbeit aus?

Martin Sperling: Seit Anfang 2016. Matratzen Concord war unser erstes gemeinsames Projekt. Auch wenn ich dort nicht direkt mit meinen Kollegen von ecom consulting zusammengearbeitet habe, konnte ich mich bei speziellen Fragen doch mit anderen ecom-Spezialisten austauschen. Von diesem erweiterten Know-how profitierte am Ende auch der Kunde.

ecom consulting: Welche speziellen Themen / Branchen betreuen Sie hauptsächlich?

Martin Sperling: Ich kümmere mich hauptsächlich um das Shopsystem selbst, sowie die Anbindungen an weitere Systeme. Meine Themen sind Umsetzungsstrategie, Anforderungsmanagement, Evaluation und Auswahl von Systemen und Dienstleistern, Projektplanung, Steuerung von Dienstleistern sowie Interims Management von E-Commerce-Projekten. Ich arbeite für unterschiedliche Branchen, B2B und B2C.

ecom consulting: Was fasziniert Sie an der Branche?

Martin Sperling: Die Vielseitigkeit. E-Commerce bietet so viele Facetten und Teildisziplinen, dass es niemals langweilig werden kann.

ecom consulting: Wie wird sich die eCommerce Branche Ihrer Ansicht nach in den nächsten 10 Jahren entwickeln?

Martin Sperling: 10 Jahre sind für die Branche ein riesiger Zeitraum. Da ist es eigentlich unmöglich, so weit voraus zu blicken. Große Herausforderungen sehe ich in der Positionierung kleinerer und mittlerer Shops gegenüber den großen Marktplätzen. Die Konzentrationsbewegung wird sich fortsetzen. Nischen-Spezialisten werden sich behaupten können, wenn sie ihre Kunden gut kennen und daraus die richtigen Schlüsse ziehen. Marken werden weiterhin vertikalisieren.

E-Commerce ist Teil der Digitalisierung. In Zukunft werden in allen Branchen sämtliche Unternehmensprozesse digital und automatisiert ablaufen. Dabei werden alle Daten, Produktionsdaten, Artikeldaten, Kundendaten, digitaler Content, Marketingdaten, usw. an jeder Stelle im Unternehmen abrufbar sein. Kunden werden individuell betreut, Services werden dabei digitalisiert und automatisiert. Wer da nicht mithalten kann oder will, wird vom Markt verschwinden.

ecom consulting: Jetzt möchten wir noch ein paar persönliche Dinge über Sie erfahren. Welche 5 Adjektive/Eigenschaften beschreiben Sie am besten?

Martin Sperling: Möchten Sie positive oder negative Eigenschaften hören? Ich versuche es mal mit positiven Eigenschaften: Umfangreiche Projekt-Erfahrung, Vielseitigkeit, Flexibilität, Teamfähigkeit und Ausdauer.

ecom consulting: Welche Sprüche / Weisheiten sind bei Ihnen zu Leitmotiven geworden?

Martin Sperling: Da ich ständig Neues lerne, habe ich noch kein festes Lebensmotto gefunden.

ecom consulting: Für welchen Sport (aktiv/passiv) oder welches Hobby begeistern Sie sich?

Martin Sperling: Für Passivsport kann ich mich nicht so sehr begeistern. Aktiv spiele ich Beachvolleyball. Außerdem Tauche ich und fahre Motorrad.

Wir freuen uns auf weiterhin viele spannende Projekte mit Martin Sperling!

Fallstudie Vitafy

In dieser Case Study geht es um unseren Kunden Vitafy.de, der über seinen Online Shop Nahrungs(ergänzungs)mittel und Vitamine verkauft. Vitafy ist in den letzten 2 Jahren extrem stark gewachsen und war an dem Punkt angekommen, an dem vorhandene Systeme und Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Wir haben Vitay geholfen, das Online Business zu professionalisieren indem wir Prozesse und Systeme optimiert und den passenden Logistikpartner für die Abwicklung gefunden haben.

So beschreibt Vitafy unsere Zusammenarbeit:

Vitafy

 „Für unser Hyper-Growth Unternehmen war die fachliche Expertise von ecom consulting zur Professionalisierung von Geschäftsprozessen und Logistik sehr hilfreich. Den gemeinsam ausgewählten Dienstleister können wir nun dank klarer Prozessdefinition und klaren Vorgaben besser steuern. Durch eine Vielzahl an Maßnahmen im Projekt konnten wir unsere Effizienz stark verbessern und unsere Logistikkosten senken.“

Christian Böhm, Co-Founder und COO 

Über Vitafy

Vitafy ist ein Hyper Growth Unternehmen mit annähernd 100 Mitarbeitern und Sitz in München. Vitafy sieht sich als Partner des Kunden für ein vitales Leben und bietet als Online Pure Player alles rund um Fitness, Abnehmen und gesunde Ernährung an. Dazu gehören sowohl Nahrungsergänzungsmittel für bestimmte Fitnessbereiche, als auch zur Unterstützung beim Abnehmen. Kunden können sich im Vitafy Magazin über die neuesten Trends rund um Fitness, Abnehmen, Pflege und Gesunde Ernährung informieren. Zusätzlich verantwortet Vitafy u.a. das Produktmanagement und Logistikhandling für Sophia Thiel und MachDichKrass by Daniel Aminati.

Projektbeschreibung

In der starken Wachstumsphase mit über 100% Wachstum p.a. von 2014 bis 2016 hat sich das Unternehmen auf Sortimentsausbau und Marketing konzentriert. In der Auftragsabwicklung wurde noch zu wenig prozessorientiert gearbeitet. In der anfänglichen Unternehmensphase mit niedrigem Auftragsvolumen war dies noch kein Störfaktor.

Das weiter geplante Wachstum von >50% p.a. wurde jedoch durch manuelle Prozesse, viele Workarounds und mangelnde Professionalisierung bzw. Automatisierung gehemmt. Aus diesem Grund wollte Vitafy den Logistik-Dienstleister professioneller einbinden und alle Prozesse und Abläufe auch intern optimieren.  Die Hemmnisse für weiteres Wachstum sollten komplett beseitigt werden.

Als Zielsetzung sollen manuelle Eingriffe sowohl bei Vitafy als auch beim Logistikpartner nur noch in Ausnahmefällen notwendig sein. Workarounds sollen ganz abgeschafft werden. Vitafy entwickelt sich dadurch zu einem effizienten Anbieter mit einer professionellen und möglichst automatisierten Auftragsabwicklung sowie einer skalierbaren Logistik.

Herausforderungen im Projekt

Die große Herausforderung im Projekt war die relativ kurze Vorlaufzeit und der fix definierte Termin zum angestrebten Wechsel des Logistikdienstleisters im Dezember 2016. Dieser musste zwingend vor der für Vitafy umsatzstärksten Zeit des Jahres im Januar, in der die guten Neujahrsvorsätze zum Abnehmen und Fitnessprogramm einen hohen Umsatz bewirken stattfinden. Eine exakte Planung und professionelle Abstimmung mit allen Projektpartnern war deshalb umso wichtiger, denn die Einbindung des neuen Logistikpartners musste nach Beauftragung innerhalb von 2 Monaten abgeschlossen sein. Übliche Projektlaufzeiten hierfür liegen fast immer bei mindestens 3 bis zu 5 Monaten.

Mit unserer Unterstützung sollten innerhalb weniger Wochen die Soll-Prozesse definiert und dokumentiert werden. Ein Haupt-Strukturierungsansatz war die Unterteilung des gesamten Business in verschiedene Auftragsarten, welche bis dato systemseitig nicht klar abgegrenzt waren. Für jede Auftragsart musste die logistische Folgeabarbeitung in Punkto Verpackung, Beilegersteuerung, Kartonagen, Frachtführer etc. definiert sein. Vitafy unterscheidet Kundengruppen je Land, ebenfalls führen unterschiedliche Anforderungen bei B2B und B2C zu einer getrennten Handhabung. Im B2B Bereich spielen z.B. die Mindest-Restlaufzeiten des MHD eine wesentlich dominantere Rolle als im B2C. Gleichfalls erfordern Verpackungseinheiten, Trays für den Lebensmitteleinzelhandel und Bundles ein anderes Datenhandling und führen letztlich zu komplett neuen und eigenständigen Prozessen.

Auftragsfluss

Die Dokumentation der Soll-Prozesse erfolgte durch Flussdiagramme sowie einer detaillierten Beschreibung dazu. Ein Zwischenstand für den Auftragsfluss von Vitafy sah als Flussdiagramm dann z.B. folgendermaßen so aus:

Auftragsfluss

 

Die Definition der Soll-Prozesse musste bereits den geplanten internationalen Rollout für Schweiz und China ab Anfang 2017 berücksichtigen. Hierbei müssen z.B. spezifische Produktdaten per Schnittstelle an das Zollamt übermittelt und ebenso Retourendaten elektronisch gemeldet werden. Dies erfordert exaktes und fehlerfreies Artikeldatenmanagement, damit die Live-Schaltung funktioniert und der Endkunde in der Schweiz seine Pakete zeitnah bekommt. Der chinesische Markt bietet für Vitafy ein großes Umsatzpotential, welches sowohl über Direct Shipping als auch per Marktplatzanbindung gehoben werden sollte. Damit der Endkunde in China seine Ware aus Deutschland innerhalb von wenigen Tagen erhalten kann, müssen Daten, Schnittstellen und Logistikabläufe zwischen mehreren Dienstleistern sauber abgestimmt sein.

Den richtigen Logistikdienstleister finden

Mittels eines Benchmark-Modells wurde unter Berücksichtigung der Besonderheiten von Vitafy der passende neue Logistikdienstleister gefunden. Dafür haben wir zuerst eine Longlist potentieller Partner identifiziert, um diese im folgenden Auswahlprozess genauer zu betrachten. Für die wirtschaftliche Einordnung mussten alle Anbieter auf dasselbe strukturierte Zahlengerüst in Form einer Angebotsmatrix ihre Transaktionskosten anbieten. Dadurch waren die Angebote komplett fair vergleichbar. Bei einem Pitchtermin durften die Teilnehmer der Shortlist sich und ihr Umsetzungskonzept kurz vorstellen, um somit auch den notwendigen persönlichen Fit der handelnden Personen abzuprüfen. Die Partner Auswahl erfolgte einerseits nach Wirtschaftlichkeit, andererseits nach vorher gemeinsam definierten Bewertungskriterien. Diese waren z.B. Lebensmittelkompetenz, Zertifizierungen, Projektmanagement-Kompetenz und Erfahrungen in der Internationalisierung. Auch der Faktor der persönlichen Chemie im Pitch spielt eine nicht unwesentliche Rolle.

Um den geplanten Go Live Termin einhalten zu können, wurden Vertragsverhandlungen und Projektstart parallelisiert und über einen Letter of Intent abgesichert. Die Implementierung, die Spezifikation des Tagesgeschäftes sowie der Umzug der über 5.000 verschiedenen Artikel und über 300.000 Artikelstück wurden mit dem ausgewählten Logistikdienstleister (LDL) in Workshops rasch definiert, um die enge Zeitschiene einzuhalten.

Ohne die Einbeziehung eines externen Partners und Projektkoordinators wie ecom consulting wäre es Vitafy nicht möglich gewesen, innerhalb von 2 Monaten die Prozesse neu aufzusetzen und den Logistikpartner in die bestehenden Abläufe und Systeme zu integrieren.

Projektumsetzung und Lösungsansatz

Wir haben Vitafy bei folgenden Projektschritten unterstützt:

  • Betrachtung der aktuellen Ist-Prozesse im Detail
  • Gemeinsames Erarbeiten eines Lastenheftes mit graphischer und schriftlicher Dokumentation der Soll-Prozesse
  • Anpassung einzelner Spezialprozesse (weg vom Workaround hin zur Neu-Definition)
  • Briefing der Anpassungen für die interne IT Entwicklung
  • Identifizierung der spezifischen Anforderungen an den neuen LDL
  • Benchmark Modell zur Entscheidung für den zukünftigen LDL
  • Aufbereitung einer aussagekräftigen Angebotsmatrix als Ausschreibungsunterlage
  • Vorbereitung Pitch Termin mit 4 Shortlist Anbietern
  • Unterstützung bei der Vertragsgestaltung mit dem neuen LDL
  • Erstellung und Abstimmung neue Anlieferrichtlinien
  • Vorbereitung und Durchführung Kickoff und Implementierungsworkshops
  • Projektmanagement und inhaltliche Prozessklärungen mit internen und externen Projektpartnern (zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Themen diskutieren und entscheiden)
  • Priorisierung und De-Priorisierung einzelner Maßnahmen zur Sicherung des Go Live Termins
  • Umzugsplanung vom alten zum neuen LDL: IT seitige Cut over Planung, Auslagerungslogik, Warentransfer und Vereinnahmung

Das Ergebnis unserer Arbeit

Durch die Zusammenarbeit mit ecom consulting hat sich Vitafy viel Zeit und Geld gespart:

  • Die Professionalisierung der Abläufe sorgt für eine gute Organisation und eine effiziente Steuerung des neuen Dienstleisters
  • Viele Workarounds konnten abgeschafft und durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
  • Die Fehleranfälligkeit der Abwicklung konnte stark reduziert werden
  • Die Produktivität der Abwicklung wurde intern und extern erheblich erhöht
  • Der Bedarf für die explizite Einsteuerung der B2B Anforderungen im Auftragsmanagement ist festgelegt
  • Der Übergang vom alten auf den neuen Dienstleister verlief durch die Unterstützung von ecom consulting weitgehend reibungslos und innerhalb der vorgesehenen Zeitschiene
  • Durch die Professionalisierung von internen und externen Abläufen, die Neuvergabe der Logistik sowie die Anpassung von Versandkonditionen konnten die Fulfilment Kosten je Auftrag insgesamt deutlich gesenkt werden
  • Die bestehenden Systeme sind nun so ausgelegt, dass sie ein stabiles Fundament für zukünftige Ausweitungen der Geschäftsfelder, des Sortimentes und die Internationalisierung bilden (geplant: Schweiz und China)

 

Wie Sie Ihre eCommerce Logistik nicht gegen die Wand fahren

Große Verkaufsaktionen werden häufig von den Marketing-Abteilungen ohne Einbeziehung der Logistik geplant und umgesetzt. Der Logistiker kämpft dann mit starken Auftragsspitzen und gelangt dadurch in den Auftragsrückstand. Durch die Überlastung passieren zusätzlich manuelle Fehler. Letztlich ist der gesamte logistische Ablauf im Lager gestört. Es wird immer schwieriger zum Normalzustand zurückzukommen. An dieser Stelle sucht jeder Beteiligte oft die Schuld beim Anderen.

Dasselbe passiert wenn Einkäufer ohne Einbeziehung der Logistik die Produktpalette verändern, z.B. eine erhöhte Stückzahl für einzelne SKUs ordern. Oft hat der Logistiker vorher keine Chance die Lagerkapazität zu erhöhen. Als Folge landen die Artikel einfach auf dem nächstbesten Lagerplatz. Die Lagerkapazität ist bald an der Grenze und sorgt schließlich für eine ineffiziente Abarbeitung der Aufträge.

So machen Sie es besser!

Wie Sie diese und weitere Fehler vermeiden und gemeinsam mit dem Logistiker Prozesse und Kosten optimieren können erfahren Sie in unserem Gastbeitrag bei OXID eSales