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Daniel Olesen-Fett

In dieser Fallstudie geht es um unseren Kunden DELINERO, der seit vielen Jahren in der eFood Branche aktiv ist. Eine geplante Verdopplung des Wachstums innerhalb von 2 Jahren zwang DELINERO Abläufe zu professionalisieren und einen geeigneten Logistikpartner für die Abwicklung zu finden.

Das sagt DELINERO über unsere Zusammenarbeit:

„ecom consulting hat unser Startup auf dem Weg der Professionalisierung von Prozessen sehr zielgerichtet unterstützt. Durch die gute Vorauswahl und Aufbereitung konnten wir uns fachlich und wirtschaftlich sehr effizient für den passenden Logistikpartner entscheiden. Die einhergehende Optimierung im Zusammenspiel von Backend und Frontend führt zu schlankeren Prozessen und reduziert unseren CPO im zweistelligen Centbereich.“

Daniel Olesen-Fett, Geschäftsführer, DELINERO <<

 

Über DELINERO

DELINERO ist Deutschlands größter Onlineshop für Premium-Lebensmittel aus ganz Europa. Unter dem Motto „Besser Essen“ überführt DELINERO seit 2012 die besten Qualitätsprodukte ausgesuchter Manufakturen in die Weiten des Internets. So können die Kunden von zu Hause aus kulinarisch durch Europa reisen. Seit Mitte 2015 komplett unter dem Dach von Gruner + Jahr, hatte DELINERO vor den nächsten Wachstumsschritt einzuleiten und die Auftragszahlen von 2016 auf 2018 zu verdoppeln. Um das zu schaffen wurde es notwendig Abläufe zu professionalisieren und kompetente Partner für die Logistik zu finden.

Die Zielgruppe von DELINERO sind zum überwiegenden Teil B2C-Kunden in Deutschland.

Details zu unserem Projekt

DELINERO war auf der Suche nach einem kompetenten Logistikdienstleister (LDL), mit dem das Unternehmen wachsen und das Geschäft weiter professionalisiert werden kann. Gestartet ist das Unternehmen mit einem Marktplatzmodell, das über eine eigene Logistik in Hamburg den Warenversand organisierte. Nun galt es, den nächsten Entwicklungsschritt zu gehen – mit einem starken Partner an der Seite.

Im zweiten Quartal 2017 stand ein Relaunch in Front- und Backend an. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch die Logistik an einen geeigneten Dienstleister abgegeben werden.

ecom consulting wurde beauftragt, die Ausschreibung zur Suche eines geeigneten Logistik-Partners zu übernehmen und dafür die relevanten Strukturdaten und logistischen Kernprozesse aussagekräftig aufzubereiten sowie entsprechende Ableitungen für die weitere Geschäfts-entwicklung zu erarbeiten. Ebenfalls galt es dabei, das Projekt-Setup in die parallele Umsetzung des Relaunches möglichst reibungslos zu integrieren.

Herausforderungen im Projekt

Bisher wurde die logistische Abwicklung von DELINERO selbst übernommen. Die räumlichen Beschränkungen des Lagers und das pragmatische Logistikhandling mit geringer IT- Unterstützung behinderten die Wachstumspläne. Es wurde entschieden, dass eine eigene Logistik weder einen USP noch Kerngeschäft für DELINERO darstellt und somit Investitionen in die Weiterentwicklung der eigenen Logistik wirtschaftlich nicht sinnvoll sind.

Der gewünschte Partner für DELINERO musste nicht nur kurzfristig, sondern auch bei zukünftigem Wachstum die Logistikprozesse mit den speziellen Anforderungen eines Online Food Anbieters optimal abbilden können.
Logistiker müssen für das Handling von Food Online-händlern in der Vereinnahmung und Lagerung die Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargen, Bio Dokumentationen und Produktprüfungen durchgängig berücksichtigen. Gleichfalls gehören die Einhaltung von Kühlketten, teilweise in unterschiedlichen Kühlzonen, durch den gesamten Prozess und die Nachverfolgbarkeit aller Aufträge bis auf Chargenebene zu den Mindestanforderungen.

 

 

Insbesondere im Retourenmanagement sind weitergehende Prüfanforderungen von Food Artikeln zu erfüllen. Viele der Anforderungen werden über die IFS Zertifizierung in verschiedenen Stufen überprüft.  Auch die Lagerung / Haltbarkeit und die Vereinnahmung von Retourenware (v.a. bei Kühlware) ist ein Prozess, der vom Logistikpartner problemlos beherrscht werden sollte. Neben den spezifischen Anforderungen ist es ebenso wichtig, flexibel und schnell auf spontane Bestellschübe oder höhere Lagervolumina zu reagieren.

Die Komplexität des Projektes liegt zum einen darin, den geeigneten Partner mit Lebensmittel- und eCommerce Knowhow aus der Fülle an Logistikanbietern zu identifizieren. Gleichzeitig muss der Dienstleisterwechsel parallel zur Umstellung von Prozessen im Front- und Backend im Zuge eines großen Relaunches koordiniert werden. Auch müssen zur Vorbereitung des Outsourcings viele Prozesse im Bestellvorgang bei Lieferanten als auch der Auftragsübermittlung derart standardisiert und strukturiert werden, dass alle Aufgaben reibungslos an den externen Dienstleister übergeben werden können. So müssen sowohl Einkäufe bei den Lieferanten, die Kundenbestellungen im B2B Prozess als auch das Geschäftsfeld Abobox im Auftragsfluss systembasiert standardisiert werden.

Um einen möglichst effizienten und reibungslosen Übergang zu gewährleisten, hat sich DELINERO entschieden, auf die Erfahrung von ecom consulting als externe Logistik- und Fulfillment-Beratung zurückzugreifen.

Umsetzung

Ganz konkret haben wir DELINERO bei folgenden Projektschritten unterstützt:

  • Auswahl Longlist / Shortlist Logistikdienstleister (LDL)
  • Spezifikation / Beschreibung der (neuen) Prozesse
  • Identifizierung der spezifischen Anforderungen an den neuen LDL
  • Aufbereitung einer aussagekräftigen Ausschreibungsunterlage
  • Vorbereitung Pitch Termin
  • Aufbereitung kaufmännischer Vertragsparameter, inkl. Leistungsspezifikation und Service Level Agreement
  • Beauftragung LDL unter vertraglicher Berücksichtigung eines möglichen zukünftigen erneuten Wechsels
  • Anpassung einzelner Spezialprozesse (weg vom Workaround hin zur Neu-Definition)
  • Vorbereitung und Durchführung Kickoff und erste Implementierungsworkshops
  • Synchronisation des Meilensteinplanes von Relaunch mit Prozessoptimierung und Dienstleister-Wechsel

 

Das Ergebnis unserer Arbeit

  • Schnelle Projektumsetzung durch professionelle Unterstützung (4 Wochen von Beauftragung ecom consulting bis zur Auswahl des neuen Dienstleisters!)
  • Qualifizierte Vorauswahl der Anbieter: durch die langjährige Erfahrung im Bereich Logistik und Fulfillment kann ecom consulting geeignete LDL speziell für DELINERO identifizieren
  • Schlankere Prozesse (vom Wareneingang bis zur Retourenbuchung) im Lager sowie eine größtmögliche Automatisierung der Abläufe werden zukünftig für eine Reduzierung des CPO im zweistelligen % Bereich sorgen
  • Gerade beim Wechsel des LDL und der gleichzeitigen Einführung neuer Prozesse ist die Erfahrung von ecom consulting hilfreich, da zum frühestmöglichen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen und Weichenstellungen eingefordert werden. Das spart nicht nur wertvolle Projektzeit, sondern auch Geld.

In dieser Case Study geht es um unseren Kunden Vitafy.de, der über seinen Online Shop Nahrungs(ergänzungs)mittel und Vitamine verkauft. Vitafy ist in den letzten 2 Jahren extrem stark gewachsen und war an dem Punkt angekommen, an dem vorhandene Systeme und Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Wir haben Vitay geholfen, das Online Business zu professionalisieren indem wir Prozesse und Systeme optimiert und den passenden Logistikpartner für die Abwicklung gefunden haben.

So beschreibt Vitafy unsere Zusammenarbeit:

Vitafy

 „Für unser Hyper-Growth Unternehmen war die fachliche Expertise von ecom consulting zur Professionalisierung von Geschäftsprozessen und Logistik sehr hilfreich. Den gemeinsam ausgewählten Dienstleister können wir nun dank klarer Prozessdefinition und klaren Vorgaben besser steuern. Durch eine Vielzahl an Maßnahmen im Projekt konnten wir unsere Effizienz stark verbessern und unsere Logistikkosten senken.“

Christian Böhm, Co-Founder und COO 

Über Vitafy

Vitafy ist ein Hyper Growth Unternehmen mit annähernd 100 Mitarbeitern und Sitz in München. Vitafy sieht sich als Partner des Kunden für ein vitales Leben und bietet als Online Pure Player alles rund um Fitness, Abnehmen und gesunde Ernährung an. Dazu gehören sowohl Nahrungsergänzungsmittel für bestimmte Fitnessbereiche, als auch zur Unterstützung beim Abnehmen. Kunden können sich im Vitafy Magazin über die neuesten Trends rund um Fitness, Abnehmen, Pflege und Gesunde Ernährung informieren. Zusätzlich verantwortet Vitafy u.a. das Produktmanagement und Logistikhandling für Sophia Thiel und MachDichKrass by Daniel Aminati.

Projektbeschreibung

In der starken Wachstumsphase mit über 100% Wachstum p.a. von 2014 bis 2016 hat sich das Unternehmen auf Sortimentsausbau und Marketing konzentriert. In der Auftragsabwicklung wurde noch zu wenig prozessorientiert gearbeitet. In der anfänglichen Unternehmensphase mit niedrigem Auftragsvolumen war dies noch kein Störfaktor.

Das weiter geplante Wachstum von >50% p.a. wurde jedoch durch manuelle Prozesse, viele Workarounds und mangelnde Professionalisierung bzw. Automatisierung gehemmt. Aus diesem Grund wollte Vitafy den Logistik-Dienstleister professioneller einbinden und alle Prozesse und Abläufe auch intern optimieren.  Die Hemmnisse für weiteres Wachstum sollten komplett beseitigt werden.

Als Zielsetzung sollen manuelle Eingriffe sowohl bei Vitafy als auch beim Logistikpartner nur noch in Ausnahmefällen notwendig sein. Workarounds sollen ganz abgeschafft werden. Vitafy entwickelt sich dadurch zu einem effizienten Anbieter mit einer professionellen und möglichst automatisierten Auftragsabwicklung sowie einer skalierbaren Logistik.

Herausforderungen im Projekt

Die große Herausforderung im Projekt war die relativ kurze Vorlaufzeit und der fix definierte Termin zum angestrebten Wechsel des Logistikdienstleisters im Dezember 2016. Dieser musste zwingend vor der für Vitafy umsatzstärksten Zeit des Jahres im Januar, in der die guten Neujahrsvorsätze zum Abnehmen und Fitnessprogramm einen hohen Umsatz bewirken stattfinden. Eine exakte Planung und professionelle Abstimmung mit allen Projektpartnern war deshalb umso wichtiger, denn die Einbindung des neuen Logistikpartners musste nach Beauftragung innerhalb von 2 Monaten abgeschlossen sein. Übliche Projektlaufzeiten hierfür liegen fast immer bei mindestens 3 bis zu 5 Monaten.

Mit unserer Unterstützung sollten innerhalb weniger Wochen die Soll-Prozesse definiert und dokumentiert werden. Ein Haupt-Strukturierungsansatz war die Unterteilung des gesamten Business in verschiedene Auftragsarten, welche bis dato systemseitig nicht klar abgegrenzt waren. Für jede Auftragsart musste die logistische Folgeabarbeitung in Punkto Verpackung, Beilegersteuerung, Kartonagen, Frachtführer etc. definiert sein. Vitafy unterscheidet Kundengruppen je Land, ebenfalls führen unterschiedliche Anforderungen bei B2B und B2C zu einer getrennten Handhabung. Im B2B Bereich spielen z.B. die Mindest-Restlaufzeiten des MHD eine wesentlich dominantere Rolle als im B2C. Gleichfalls erfordern Verpackungseinheiten, Trays für den Lebensmitteleinzelhandel und Bundles ein anderes Datenhandling und führen letztlich zu komplett neuen und eigenständigen Prozessen.

Auftragsfluss

Die Dokumentation der Soll-Prozesse erfolgte durch Flussdiagramme sowie einer detaillierten Beschreibung dazu. Ein Zwischenstand für den Auftragsfluss von Vitafy sah als Flussdiagramm dann z.B. folgendermaßen so aus:

Auftragsfluss

 

Die Definition der Soll-Prozesse musste bereits den geplanten internationalen Rollout für Schweiz und China ab Anfang 2017 berücksichtigen. Hierbei müssen z.B. spezifische Produktdaten per Schnittstelle an das Zollamt übermittelt und ebenso Retourendaten elektronisch gemeldet werden. Dies erfordert exaktes und fehlerfreies Artikeldatenmanagement, damit die Live-Schaltung funktioniert und der Endkunde in der Schweiz seine Pakete zeitnah bekommt. Der chinesische Markt bietet für Vitafy ein großes Umsatzpotential, welches sowohl über Direct Shipping als auch per Marktplatzanbindung gehoben werden sollte. Damit der Endkunde in China seine Ware aus Deutschland innerhalb von wenigen Tagen erhalten kann, müssen Daten, Schnittstellen und Logistikabläufe zwischen mehreren Dienstleistern sauber abgestimmt sein.

Den richtigen Logistikdienstleister finden

Mittels eines Benchmark-Modells wurde unter Berücksichtigung der Besonderheiten von Vitafy der passende neue Logistikdienstleister gefunden. Dafür haben wir zuerst eine Longlist potentieller Partner identifiziert, um diese im folgenden Auswahlprozess genauer zu betrachten. Für die wirtschaftliche Einordnung mussten alle Anbieter auf dasselbe strukturierte Zahlengerüst in Form einer Angebotsmatrix ihre Transaktionskosten anbieten. Dadurch waren die Angebote komplett fair vergleichbar. Bei einem Pitchtermin durften die Teilnehmer der Shortlist sich und ihr Umsetzungskonzept kurz vorstellen, um somit auch den notwendigen persönlichen Fit der handelnden Personen abzuprüfen. Die Partner Auswahl erfolgte einerseits nach Wirtschaftlichkeit, andererseits nach vorher gemeinsam definierten Bewertungskriterien. Diese waren z.B. Lebensmittelkompetenz, Zertifizierungen, Projektmanagement-Kompetenz und Erfahrungen in der Internationalisierung. Auch der Faktor der persönlichen Chemie im Pitch spielt eine nicht unwesentliche Rolle.

Um den geplanten Go Live Termin einhalten zu können, wurden Vertragsverhandlungen und Projektstart parallelisiert und über einen Letter of Intent abgesichert. Die Implementierung, die Spezifikation des Tagesgeschäftes sowie der Umzug der über 5.000 verschiedenen Artikel und über 300.000 Artikelstück wurden mit dem ausgewählten Logistikdienstleister (LDL) in Workshops rasch definiert, um die enge Zeitschiene einzuhalten.

Ohne die Einbeziehung eines externen Partners und Projektkoordinators wie ecom consulting wäre es Vitafy nicht möglich gewesen, innerhalb von 2 Monaten die Prozesse neu aufzusetzen und den Logistikpartner in die bestehenden Abläufe und Systeme zu integrieren.

Projektumsetzung und Lösungsansatz

Wir haben Vitafy bei folgenden Projektschritten unterstützt:

  • Betrachtung der aktuellen Ist-Prozesse im Detail
  • Gemeinsames Erarbeiten eines Lastenheftes mit graphischer und schriftlicher Dokumentation der Soll-Prozesse
  • Anpassung einzelner Spezialprozesse (weg vom Workaround hin zur Neu-Definition)
  • Briefing der Anpassungen für die interne IT Entwicklung
  • Identifizierung der spezifischen Anforderungen an den neuen LDL
  • Benchmark Modell zur Entscheidung für den zukünftigen LDL
  • Aufbereitung einer aussagekräftigen Angebotsmatrix als Ausschreibungsunterlage
  • Vorbereitung Pitch Termin mit 4 Shortlist Anbietern
  • Unterstützung bei der Vertragsgestaltung mit dem neuen LDL
  • Erstellung und Abstimmung neue Anlieferrichtlinien
  • Vorbereitung und Durchführung Kickoff und Implementierungsworkshops
  • Projektmanagement und inhaltliche Prozessklärungen mit internen und externen Projektpartnern (zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Themen diskutieren und entscheiden)
  • Priorisierung und De-Priorisierung einzelner Maßnahmen zur Sicherung des Go Live Termins
  • Umzugsplanung vom alten zum neuen LDL: IT seitige Cut over Planung, Auslagerungslogik, Warentransfer und Vereinnahmung

Das Ergebnis unserer Arbeit

Durch die Zusammenarbeit mit ecom consulting hat sich Vitafy viel Zeit und Geld gespart:

  • Die Professionalisierung der Abläufe sorgt für eine gute Organisation und eine effiziente Steuerung des neuen Dienstleisters
  • Viele Workarounds konnten abgeschafft und durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
  • Die Fehleranfälligkeit der Abwicklung konnte stark reduziert werden
  • Die Produktivität der Abwicklung wurde intern und extern erheblich erhöht
  • Der Bedarf für die explizite Einsteuerung der B2B Anforderungen im Auftragsmanagement ist festgelegt
  • Der Übergang vom alten auf den neuen Dienstleister verlief durch die Unterstützung von ecom consulting weitgehend reibungslos und innerhalb der vorgesehenen Zeitschiene
  • Durch die Professionalisierung von internen und externen Abläufen, die Neuvergabe der Logistik sowie die Anpassung von Versandkonditionen konnten die Fulfilment Kosten je Auftrag insgesamt deutlich gesenkt werden
  • Die bestehenden Systeme sind nun so ausgelegt, dass sie ein stabiles Fundament für zukünftige Ausweitungen der Geschäftsfelder, des Sortimentes und die Internationalisierung bilden (geplant: Schweiz und China)