PIM System Beratung: Warum sich ein PIM-System auszahlt.

In unserer Tätigkeit als eCommerce Beratung stellt sich oft die Frage nach Sinn, Zweck und unternehmerischem Mehrwert von PIM Systemen. Dies möchten wir mit dem folgenden Artikel beleuchten. Gleichzeitig möchten wir zumindest einen Einblick in den Wert von (Produkt-)Content geben. Der Artikel beantwortet die Fragen, für wen sich ein PIM-System lohnt und worauf bei Auswahl und Einführung zu achten ist. Des Weiteren möchten wir darstellen, weshalb es nicht mit der Auswahl eines PIM-Systems getan ist - nicht zuletzt, weil sich ganz neue Möglichkeiten für Ihr Unternehmen ergeben.

Executive Summary | Das lernen Sie

- Absatzkanäle verändern sich und stellen Anforderungen an flexible Artikeldatenhaltung und -auslieferung
- Verteilte Artikeldatenpflege kostet Produktivität, birgt hohe Risiken und ist ineffektiv
- PIM-Systeme zentralisieren die Produktdatenpflege und -auslieferung. Dadurch lösen sie organisatorische Probleme und eröffnen neue Absatzkanäle
- Artikeldaten-Pflegeprozesse sind unternehmensspezifisch und daher sind auch die Auswahl von PIM-Systemen und die Ziel-Pflegeprozesse individuell.
- Es existieren Best Practices, die als Leitlinie fungieren können
- Insgesamt erhöhen PIM-Systeme die Effizienz und können als Umsatztreiber wirken, so dass ein ROI sehr schnell erreicht wird.

Wirtschaftliche Rahmenbedingungen und Marktgegebenheiten für Produktdaten

In den letzten Jahren haben sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen rund um das Thema Produktdaten - sowie damit rund um PIM-Systeme - grundlegend verändert. Nicht nur hat der Preiskampf im eCommerce weiter zugenommen und bei vielen Herstellern und Händlern die Margen sinken lassen. Dies führt nicht nur zu Innovations- und Kostensenkungsdruck.

Auch das Themengebiet der Marktplätze hat sich gewandelt. Die Marktmacht von Amazon nimmt weiter zu; hinzu kommen neue Player wie Rakuten oder Alibaba, die vor 5-6 Jahren hierzulande fast gänzlich unbekannt waren. Dazu hat sich eBay weiter gewandelt, weg vom Flohmarkt-Image, hin zu einer ernsthafteren Darstellung von Produkten im Sinne eines "Online-Kaufhauses" (so zumindest die eBay-Strategie).

Doch auch auf Marketingseite tut sich einiges: das Thema Social Marketing ist in der Zwischenzeit geradezu ein Hype-Thema geworden. Noch nie war es einfacher möglich, eine genau definierte Zielgruppe zu erreichen - und dazu noch zu überschaubaren Kosten. Allen voran sei hier natürlich Facebook erwähnt, doch auch auf Kanälen wie Twitter, Youtube und Instagram ergeben sich attraktive Werbemöglichkeiten. Dazu kommen permanente Änderungen der Suchmaschinenalgorithmen, primär relevant sind im deutschsprachigen Raum die Änderungen, die Google kürzlich vorgenommen hat - hin zu einer besseren Bewertung von hochwertigem Content und einer Herabstufung von Inhalten von beispielsweise SEO-Footern.  Der omnipräsente Begriff "Content is King" bringt diesen Sachverhalt sehr gut auf den Punkt.

Mit all diesen Wandlungen ändert sich das Userverhalten grundlegend. Viele User erwarten von Herstellern die besten und umfangreichsten Produktdaten - keiner kennt seine Produkte schließlich besser, als die Hersteller selbst. Und das eröffnet natürlich hervorragende Möglichkeiten, eine Marke und ihre Kernaussagen digital zu platzieren. Dazu kommt Amazon als "das Google der Produkte" - wo der User hochwertigen Produktcontent erwartet, der gerade von Herstellern geliefert werden soll.

Das heißt: mehr Kanäle müssen differenzierter und hochwertiger bespielt werden -  und zwar mit erstklassigen Produktdaten.

Dezentrale Verwaltung von Produktdaten als tickende Zeitbombe

PIM System Beratung redundante Datenverwaltung

Abbildung 1: Dezentrale Verwaltung von Produktinformation

Die Erfassung von Produktdaten jedoch ist in vielen Unternehmen - gelinde gesagt - bisher stiefmütterlich behandelt worden. Eine Vielzahl an "Abnehmern" von Produktdaten (Händler, Marktplätze, Online-Shop, Website etc.), d.h. Produktkanälen, bringt seine ganz eigenen Anforderungen an die gelieferten Produktdaten mit, dies betrifft Beschreibungen gleichermaßen wie Attributisierungen, Bilder oder Links. Oft reagieren Unternehmen auf diese unterschiedlichen Anforderungen oder Dateiformate mit der händischen, redundanten Pflege von Artikeldaten je Marketing-Kanal. Spätestens jedoch, wenn ein Produkt überarbeitet, mit einem neuen Bild versehen oder zurückgerufen werden muss, zeigt sich das Kurzsichtige und Fatale an dieser Strategie: Auf welchen Kanälen ein Produkt in welcher Art und Weise dargestellt wird, ist nicht zentral hinterlegt, sondern verursacht eine zeitaufwändige Recherche.  Die Aktualisierung "auf einen Klick" ist schlicht nicht möglich.

Dazu kommt: auf vielen Kanälen wird die identische Information abgebildet, nur mit unterschiedlichen Benennungen und Strukturen. Dies betrifft ganz besonders die Attribute eines Artikels. Dieser kanalspezifischen Komplexität kann oftmals nicht Rechnung getragen werden, und so wandern Attribute oft mit in den Langtext. An sich nichts schlimmes, allerdings gehen dadurch wichtige Filter-, Verknüpfungs- und Sortiermöglichkeiten verloren, so dass die eigenen Produkte beim User buchstäblich durchs Raster rutschen. Die Folge dieser Unauffindbarkeit sind suboptimale Verkaufszahlen und ungenutzte Verkaufspotenziale.

Vorteile eines PIM-Systems zur Zentralisierung von Produktdaten

Dieser Ineffizienz lässt sich aber einfach begegnen - mit der Einführung eines so genannten PIM-Systems. Ein PIM (Product Information Management) - System sorgt für eine zentrale Datenhaltung aller Produktdaten. So haben Sie stets alle Produktdaten auf einen Blick, vermeiden Redundanzen in den Produktdaten und das PIM-System kann aus den "Rohdaten" die verschiedenen Zielformate automatisiert erzeugen, ohne dass Ihr Marketing- oder Content-Team händisch eingreifen müssen.

PIM System Beratung Zentrale Produktverwaltung mit PIM-System

Abbildung 2: Zentrale Produktverwaltung mit PIM-System

Doch die Zentralisierung der Produktdaten hat noch weitere Vorteile. Hiervon seien im Folgenden die wichtigsten aufgeführt:

  • Durch einen strukturierten Arbeits- und Freigabeworkflow ist eine einfachere Kontrolle und eine einfachere Arbeitsteilung möglich. Ihr Pflegeprozess für Artikeldaten wird skalierbar.
  • Integrierte Prüfroutinen stellen die Qualität der Produktdaten - bis hin zur rechtlichen Absicherung - sicher.
  • Die händische Aufbereitung von Produktformaten entfällt - das PIM-System übernimmt dies automatisch
  • Engere Bindung Ihrer Händler durch automatisierten Datenaustausch und die Versorgung mit hochwertigem Content
  • Mehr Vertriebs-Möglichkeiten durch die Möglichkeit, die eigenen Produkte auf mehr Vertriebskanälen anzubieten. Viele PIM-Systeme bringen im Standard sogar schon strukturierte Produktfeeds für beispielsweise Amazon mit sich, so dass eine Integration relativ einfach vorgenommen werden kann.
  • Die höhere Strukturierung von Produktdaten eröffnet weitere Möglichkeiten hinsichtlich der Filterung und Vergleichbarkeit. Dies wirkt sich positiv auf Absatzzahlen und Conversion Rate aus.
  • Durch klare Vorgaben an die Darstellung von Produkten werden Retourenquoten verringert, da für den User wichtige Informationen schon im Voraus einsehbar sind und der Kunde nicht beim Auspacken enttäuscht wird. Das sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit und, damit einhergehend, Kundenloyalität.
  • Durch maximal effiziente Pflegeprozesse reduziert sich die Time to Market bei neuen Produkten.
  • Durch eine einheitliche Pflege- und Steuerungsmaske bleibt die gestiegene Komplexität im Hinblick auf neue Channels handhabbar.
  • Unterschiedliche Sichten und ein flexibles Rollen- und Rechtekonzept stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter, Händler und Kunden nur die Daten sehen, die Sie sehen dürfen.
  • und viele, viele mehr.

Anforderungen an ein PIM-System

Die Anforderungen an ein PIM-System leiten sich zum einen aus den Kanälen ab, die Produktdaten aus Ihrem Hause konsumieren. Neben der Website und einem etwaigen Online-Shop sind das Marketing- und Verkaufskanäle genauso wie angeschlossene Händler, aber auch der Kundenservice.

Darüber hinaus sind die Spezifika Ihrer Organisation entscheidend. Arbeiten Sie beispielsweise mit Auslandsgesellschaften oder trennen Sie Produktmanagement und Marketing strikt, ergeben sich andere Voraussetzungen im Hinblick auf Review- und Genehmigungsworkflows. Ist Ihr Unternehmen in anderssprachigen Ländern aktiv? Dann sollten Sie dies berücksichtigen, wenn Sie die Übersetzungsworkflows definieren.

Zu guter Letzt spielt natürlich auch Ihr Produktsortiment eine wichtige Rolle. Wie erklärungsintensiv, wie breit und wie tief ist Ihr Produktportfolio? Daraus ergeben sich beispielsweise Anforderungen hinsichtlich Videos, Bildern, Attributisierung, Kategorisierung und der Artikelstammstruktur.

Allgemein gesprochen spiegelt daher die Auswahl des richtigen PIM-Systems die folgenden Kriterien und Anforderungen wider:

  • Abdeckung und Unterstützung der vom eigenen Unternehmen bespielten digitalen Kanäle und Systeme
  • Artikelstruktur, Breite und Tiefe des Sortiments
  • Kategorisierungsmöglichkeiten und Attributisierungen
  • Unterstützung von Übersetzungen
  • ein passendes Rollen- und Rechtekonzept sowie unterschiedliche Sichtweisen auf Artikeldaten
  • Unterstützung der genutzten Absatzkanäle
  • Pflege- und Freigabeworkflows
  • passende Verwaltungsmöglichkeit von Digital Assets, d.h. Bildern, Videos, Anleitungen, Dokumenten etc.
  • Möglichkeiten, Artikeldatenfeeds zu erstellen
  • Automatisierungsmöglichkeiten
  • Integration von spezialisierten Lösungen, z.B. externe Übersetzungsbüros, SEO-Texter oder Medienverwaltungen

 

Letztlich sind die Anforderungen an ein PIM-System also unternehmensspezifisch. Daher ist es nahezu unmöglich, einen universell gültigen Anforderungskatalog zu erstellen. ecom consulting verfügt allerdings über einen Basis-Anforderungskatalog mit erfahrungsgemäß wichtigen Kriterien, den wir je nach Projekt und Kunde erweitern. Hierzu gehört neben der Aufnahme von neuen Kriterien oder das Weglassen von für den Case unwichtigen Kriterien auch die Möglichkeit, unterschiedliche Gewichtungen vorzunehmen. So wird der subjektive Eindruck einer jeden Lösung noch objektiv untermauert.

Wirtschaftliche Sicht auf Produktdaten und PIM-Systeme

Produktdaten sind nicht nur ein digitales Asset, das Ihnen hilft besser zu verkaufen. Der ROI für die Einführung eines Systems lässt sich dabei relativ einfach zumindest annähernd berechnen:

  • Zeitersparnis pro Produkt x Anzahl der Produkte im Betrachtungszeitraum x kalkulatorischer Stundenlohn
  • + Rohertrag aus höheren Umsätzen durch mehr Vertriebskanäle
  • + Zeitgewinn durch automatisierte Prüfungen x kalkulatorischer Stundenlohn
  • - Kosten für die Einführung des PIM inkl. Hosting des betrachteten Zeitraums
  • = ROI

 

Hierbei nicht berücksichtigt sind mittelbare Folgen wie erhöhte Conversion, indirekter Absatz durch Händler oder eine verringerte Retourenquote.

 

PIM System Beratung bei ecom consulting

Unsere PIM-Beratung unterstützt Sie zum einen in der Findung der richtigen Produkt- und Contentstrategie, zum anderen begleiten wir aber auch die Auswahl des richtigen Systems sowie dessen Einführung. Diese beinhaltet neben dem Systemsetup auch die Begleitung der Migration der Contentpflege sowie die organisatorischen Änderungen wie Schulungen, das Setup von Workflows etc. - wie immer ganz pragmatisch.

In einem unverbindlichen Beratungstermin finden wir gemeinsam die passende Strategie und legen fest, wie Sie am besten von unserem Know-How profitieren.

 

 

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