Fallstudie Vitafy

In dieser Case Study geht es um unseren Kunden Vitafy.de, der über seinen Online Shop Nahrungs(ergänzungs)mittel und Vitamine verkauft. Vitafy ist in den letzten 2 Jahren extrem stark gewachsen und war an dem Punkt angekommen, an dem vorhandene Systeme und Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Wir haben Vitay geholfen, das Online Business zu professionalisieren indem wir Prozesse und Systeme optimiert und den passenden Logistikpartner für die Abwicklung gefunden haben.

So beschreibt Vitafy unsere Zusammenarbeit:

 „Für unser Hyper-Growth Unternehmen war die fachliche Expertise von ecom consulting zur Professionalisierung von Geschäftsprozessen und Logistik sehr hilfreich. Den gemeinsam ausgewählten Dienstleister können wir nun dank klarer Prozessdefinition und klaren Vorgaben besser steuern. Durch eine Vielzahl an Maßnahmen im Projekt konnten wir unsere Effizienz stark verbessern und unsere Logistikkosten senken.“

Christian Böhm, Co-Founder und COO 

Über Vitafy

Vitafy ist ein Hyper Growth Unternehmen mit annähernd 100 Mitarbeitern und Sitz in München. Vitafy sieht sich als Partner des Kunden für ein vitales Leben und bietet als Online Pure Player alles rund um Fitness, Abnehmen und gesunde Ernährung an. Dazu gehören sowohl Nahrungsergänzungsmittel für bestimmte Fitnessbereiche, als auch zur Unterstützung beim Abnehmen. Kunden können sich im Vitafy Magazin über die neuesten Trends rund um Fitness, Abnehmen, Pflege und Gesunde Ernährung informieren. Zusätzlich verantwortet Vitafy u.a. das Produktmanagement und Logistikhandling für Sophia Thiel und MachDichKrass by Daniel Aminati.

Projektbeschreibung

In der starken Wachstumsphase mit über 100% Wachstum p.a. von 2014 bis 2016 hat sich das Unternehmen auf Sortimentsausbau und Marketing konzentriert. In der Auftragsabwicklung wurde noch zu wenig prozessorientiert gearbeitet. In der anfänglichen Unternehmensphase mit niedrigem Auftragsvolumen war dies noch kein Störfaktor.

Das weiter geplante Wachstum von >50% p.a. wurde jedoch durch manuelle Prozesse, viele Workarounds und mangelnde Professionalisierung bzw. Automatisierung gehemmt. Aus diesem Grund wollte Vitafy den Logistik-Dienstleister professioneller einbinden und alle Prozesse und Abläufe auch intern optimieren.  Die Hemmnisse für weiteres Wachstum sollten komplett beseitigt werden.

Als Zielsetzung sollen manuelle Eingriffe sowohl bei Vitafy als auch beim Logistikpartner nur noch in Ausnahmefällen notwendig sein. Workarounds sollen ganz abgeschafft werden. Vitafy entwickelt sich dadurch zu einem effizienten Anbieter mit einer professionellen und möglichst automatisierten Auftragsabwicklung sowie einer skalierbaren Logistik.

Herausforderungen im Projekt

Die große Herausforderung im Projekt war die relativ kurze Vorlaufzeit und der fix definierte Termin zum angestrebten Wechsel des Logistikdienstleisters im Dezember 2016. Dieser musste zwingend vor der für Vitafy umsatzstärksten Zeit des Jahres im Januar, in der die guten Neujahrsvorsätze zum Abnehmen und Fitnessprogramm einen hohen Umsatz bewirken stattfinden. Eine exakte Planung und professionelle Abstimmung mit allen Projektpartnern war deshalb umso wichtiger, denn die Einbindung des neuen Logistikpartners musste nach Beauftragung innerhalb von 2 Monaten abgeschlossen sein. Übliche Projektlaufzeiten hierfür liegen fast immer bei mindestens 3 bis zu 5 Monaten.

Mit unserer Unterstützung sollten innerhalb weniger Wochen die Soll-Prozesse definiert und dokumentiert werden. Ein Haupt-Strukturierungsansatz war die Unterteilung des gesamten Business in verschiedene Auftragsarten, welche bis dato systemseitig nicht klar abgegrenzt waren. Für jede Auftragsart musste die logistische Folgeabarbeitung in Punkto Verpackung, Beilegersteuerung, Kartonagen, Frachtführer etc. definiert sein. Vitafy unterscheidet Kundengruppen je Land, ebenfalls führen unterschiedliche Anforderungen bei B2B und B2C zu einer getrennten Handhabung. Im B2B Bereich spielen z.B. die Mindest-Restlaufzeiten des MHD eine wesentlich dominantere Rolle als im B2C. Gleichfalls erfordern Verpackungseinheiten, Trays für den Lebensmitteleinzelhandel und Bundles ein anderes Datenhandling und führen letztlich zu komplett neuen und eigenständigen Prozessen.

Auftragsfluss

Die Dokumentation der Soll-Prozesse erfolgte durch Flussdiagramme sowie einer detaillierten Beschreibung dazu. Ein Zwischenstand für den Auftragsfluss von Vitafy sah als Flussdiagramm dann z.B. folgendermaßen so aus:

Die Definition der Soll-Prozesse musste bereits den geplanten internationalen Rollout für Schweiz und China ab Anfang 2017 berücksichtigen. Hierbei müssen z.B. spezifische Produktdaten per Schnittstelle an das Zollamt übermittelt und ebenso Retourendaten elektronisch gemeldet werden. Dies erfordert exaktes und fehlerfreies Artikeldatenmanagement, damit die Live-Schaltung funktioniert und der Endkunde in der Schweiz seine Pakete zeitnah bekommt. Der chinesische Markt bietet für Vitafy ein großes Umsatzpotential, welches sowohl über Direct Shipping als auch per Marktplatzanbindung gehoben werden sollte. Damit der Endkunde in China seine Ware aus Deutschland innerhalb von wenigen Tagen erhalten kann, müssen Daten, Schnittstellen und Logistikabläufe zwischen mehreren Dienstleistern sauber abgestimmt sein.

Den richtigen Logistikdienstleister finden

Mittels eines Benchmark-Modells wurde unter Berücksichtigung der Besonderheiten von Vitafy der passende neue Logistikdienstleister gefunden. Dafür haben wir zuerst eine Longlist potentieller Partner identifiziert, um diese im folgenden Auswahlprozess genauer zu betrachten. Für die wirtschaftliche Einordnung mussten alle Anbieter auf dasselbe strukturierte Zahlengerüst in Form einer Angebotsmatrix ihre Transaktionskosten anbieten. Dadurch waren die Angebote komplett fair vergleichbar. Bei einem Pitchtermin durften die Teilnehmer der Shortlist sich und ihr Umsetzungskonzept kurz vorstellen, um somit auch den notwendigen persönlichen Fit der handelnden Personen abzuprüfen. Die Partner Auswahl erfolgte einerseits nach Wirtschaftlichkeit, andererseits nach vorher gemeinsam definierten Bewertungskriterien. Diese waren z.B. Lebensmittelkompetenz, Zertifizierungen, Projektmanagement-Kompetenz und Erfahrungen in der Internationalisierung. Auch der Faktor der persönlichen Chemie im Pitch spielt eine nicht unwesentliche Rolle.

Um den geplanten Go Live Termin einhalten zu können, wurden Vertragsverhandlungen und Projektstart parallelisiert und über einen Letter of Intent abgesichert. Die Implementierung, die Spezifikation des Tagesgeschäftes sowie der Umzug der über 5.000 verschiedenen Artikel und über 300.000 Artikelstück wurden mit dem ausgewählten Logistikdienstleister (LDL) in Workshops rasch definiert, um die enge Zeitschiene einzuhalten.

Ohne die Einbeziehung eines externen Partners und Projektkoordinators wie ecom consulting wäre es Vitafy nicht möglich gewesen, innerhalb von 2 Monaten die Prozesse neu aufzusetzen und den Logistikpartner in die bestehenden Abläufe und Systeme zu integrieren.

Projektumsetzung und Lösungsansatz

Wir haben Vitafy bei folgenden Projektschritten unterstützt:

• Betrachtung der aktuellen Ist-Prozesse im Detail
• Gemeinsames Erarbeiten eines Lastenheftes mit graphischer und schriftlicher Dokumentation der Soll-Prozesse
• Anpassung einzelner Spezialprozesse (weg vom Workaround hin zur Neu-Definition)
• Briefing der Anpassungen für die interne IT Entwicklung
• Identifizierung der spezifischen Anforderungen an den neuen LDL
• Benchmark Modell zur Entscheidung für den zukünftigen LDL
• Aufbereitung einer aussagekräftigen Angebotsmatrix als Ausschreibungsunterlage
• Vorbereitung Pitch Termin mit 4 Shortlist Anbietern
• Unterstützung bei der Vertragsgestaltung mit dem neuen LDL
• Erstellung und Abstimmung neue Anlieferrichtlinien
• Vorbereitung und Durchführung Kickoff und Implementierungsworkshops
• Projektmanagement und inhaltliche Prozessklärungen mit internen und externen Projektpartnern (zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Themen diskutieren und entscheiden)
• Priorisierung und De-Priorisierung einzelner Maßnahmen zur Sicherung des Go Live Termins
• Umzugsplanung vom alten zum neuen LDL: IT seitige Cut over Planung, Auslagerungslogik, Warentransfer und Vereinnahmung

Das Ergebnis unserer Arbeit

Durch die Zusammenarbeit mit ecom consulting hat sich Vitafy viel Zeit und Geld gespart:

• Die Professionalisierung der Abläufe sorgt für eine gute Organisation und eine effiziente Steuerung des neuen Dienstleisters
• Viele Workarounds konnten abgeschafft und durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
• Die Fehleranfälligkeit der Abwicklung konnte stark reduziert werden
• Die Produktivität der Abwicklung wurde intern und extern erheblich erhöht
• Der Bedarf für die explizite Einsteuerung der B2B Anforderungen im Auftragsmanagement ist festgelegt
• Der Übergang vom alten auf den neuen Dienstleister verlief durch die Unterstützung von ecom consulting weitgehend reibungslos und innerhalb der vorgesehenen Zeitschiene
• Durch die Professionalisierung von internen und externen Abläufen, die Neuvergabe der Logistik sowie die Anpassung von Versandkonditionen konnten die Fulfilment Kosten je Auftrag insgesamt deutlich gesenkt werden
• Die bestehenden Systeme sind nun so ausgelegt, dass sie ein stabiles Fundament für zukünftige Ausweitungen der Geschäftsfelder, des Sortimentes und die Internationalisierung bilden (geplant: Schweiz und China)